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會(huì )議策劃是做什么的 會(huì )議策劃知識圖譜

來(lái)源:伍方會(huì )務(wù)   發(fā)布時(shí)間:2022-09-01 18:13:21   瀏覽次數:5800

會(huì )議策劃是做什么的?會(huì )議策劃是對會(huì )議進(jìn)行管理和決策的一種程序,它是一種對會(huì )議活動(dòng)的進(jìn)程以及會(huì )議活動(dòng)的總體戰略進(jìn)行前瞻性的規劃活動(dòng)。會(huì )議策劃是指為了使會(huì )議取得預期目的,而進(jìn)行構思、設計,選擇出合理可行的方案過(guò)程。一份完整的會(huì )議策劃基本包括會(huì )議策劃目標、策劃主體、策劃對象、策劃依據、策劃方案、策劃效果評估等核心要素。會(huì )議策劃的內容包含確定會(huì )議目標和主題、確定會(huì )議規模、確定會(huì )議形式、確定會(huì )議時(shí)間、確定會(huì )議地點(diǎn)、確定會(huì )議議程、確定會(huì )議預算、確定會(huì )務(wù)工作。

會(huì )議策劃概述

一個(gè)成功高效會(huì )議的舉辦,離不開(kāi)周密完善的策劃!坝袀錈o(wú)患,未雨綢繆”,只有充分完整的策劃準備與徹底靈活的實(shí)施執行,才能打造一流的會(huì )議。而會(huì )議策劃最終要通過(guò)策劃書(shū)的形式反映出來(lái),這就是會(huì )議策劃方案。

會(huì )議策劃知識圖譜
▲會(huì )議策劃知識圖譜

會(huì )議策劃的概念

1.策劃的起源

策,在《辭源》中有多個(gè)意項。其中有作名詞用的,如“馬鞭”“杖”“簡(jiǎn)”“策書(shū)”“一種文體”,“占卜用的蓍草”等;作動(dòng)詞用的有“以鞭擊馬”,后來(lái)演化為謀略的意思,這也成為“策”,最重要的意項,也是其用得最多的意思。劃,在《辭源》中主要是“割開(kāi)”“謀劃”等意思!安摺迸c“劃”一般聯(lián)系起來(lái)作籌劃、謀略、計策、對策等意思解釋。策劃古時(shí)也稱(chēng)策畫(huà),《辭!贰稘h語(yǔ)大辭典》對其所作解釋主要是出謀劃策之意,故策劃又稱(chēng)為策略規劃。策劃一詞的復興在于日本企劃的風(fēng)行。企劃一詞大約在1965年由日本傳到我國臺灣,20世紀80年代開(kāi)始逐漸流行,90年代初由我國臺灣傳到大陸。在美國,策劃一般稱(chēng)為咨詢(xún),在日本大多使用企劃,在中國企劃與策劃并用。

策劃,就其廣義而言,是社會(huì )組織和個(gè)人對未來(lái)活動(dòng)進(jìn)行的計劃、打算、籌劃、謀劃,是制定計謀和辦法的過(guò)程,是對某一項活動(dòng)或行動(dòng)的方向、目標、內容、程序等進(jìn)行全面和周祥的預先安排和設計。

策劃不等同于人們常說(shuō)的點(diǎn)子,它具有以下個(gè)性。首先,策劃是一門(mén)思維的科學(xué)。要求定位準確、審時(shí)度勢、把握主觀(guān)與客觀(guān),辯證、客觀(guān)、發(fā)散、動(dòng)態(tài)地把握各種資源。其次,策劃是一門(mén)設計的科學(xué)。必須根據企業(yè)或甲方的需求來(lái)設計項目,策劃的目標即衡量一個(gè)項目是否成功,要看它是否“出成果、出機制、出人才、出品牌”。最后,策劃是一門(mén)監理的科學(xué)。即要在事先設計好的前提下對策劃項目運營(yíng)過(guò)程實(shí)施監督與管理。

綜上所述,策劃即思維主題運用知識能力,圍繞一個(gè)中心(特定目標)來(lái)全面構思、設計、選擇合理可行的行動(dòng)方法。完整的策劃是一個(gè)節奏分明、籌謀獻策、提前規劃的周全計劃。

2.廣義的概念

會(huì )議策劃是對會(huì )議進(jìn)行管理和決策的一種程序,它是一種對會(huì )議活動(dòng)的進(jìn)程以及會(huì )議活動(dòng)的總體戰略進(jìn)行前瞻性的規劃活動(dòng)。它是在會(huì )議活動(dòng)開(kāi)始的最初階段就要進(jìn)行的,有時(shí)甚至要貫穿于會(huì )議活動(dòng)始終的一種優(yōu)先的、提前的、指導的活動(dòng)。

3.狹義的概念

會(huì )議策劃是指會(huì )議召開(kāi)之前,會(huì )議的主辦者或是承辦者根據會(huì )議目標,對一個(gè)具體會(huì )議的形式、會(huì )議的規模、會(huì )議的地點(diǎn)、會(huì )議的時(shí)間、會(huì )場(chǎng)的布置、會(huì )議的議程、組織參會(huì )人員、合理安排會(huì )間活動(dòng)、會(huì )議的財務(wù)開(kāi)支等做出構想和設計,形成系統、完整的會(huì )議活動(dòng)方案。

總的來(lái)說(shuō),會(huì )議策劃是指為了使會(huì )議取得預期目的,而進(jìn)行構思、設計,選擇出合理可行的方案過(guò)程。

會(huì )議策劃案例
▲會(huì )議策劃案例

會(huì )議策劃的特點(diǎn)

1.目的性(針對性)

既然會(huì )議本身就是“因事而(集)會(huì )、因事而議”。那么,為會(huì )議而做的會(huì )議策劃自然要根據會(huì )議目的、針對會(huì )議目標而展開(kāi)策劃活動(dòng)。明確會(huì )議活動(dòng)應達到什么目的,它是針對什么問(wèn)題而舉辦的會(huì )議。

2.預側性

策劃具有前瞻性、預測性,策劃是人們在一定思考以及調查的基礎之上進(jìn)行的科學(xué)的預測,因此具有一定的預測性。

3.系統性

系統性表現在策劃時(shí)要針對會(huì )議的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節進(jìn)行權衡,通過(guò)權衡,使參會(huì )者實(shí)現預期目標。

4.可行性

可行性是指會(huì )議策劃方案在現實(shí)中要切實(shí)可行。分析論證策劃方案的可行性,主要圍繞策劃的目標定位、實(shí)施方案以及經(jīng)濟效益等方面進(jìn)行。

5.變異性

市場(chǎng)永遠是千變萬(wàn)化的,會(huì )議策劃也必須充分考慮到市場(chǎng)的變化。變異性強調對市場(chǎng)環(huán)境的適應性,它是為了更有效地實(shí)現既定的戰略目標。

會(huì )議執行現場(chǎng)實(shí)拍
▲會(huì )議執行現場(chǎng)實(shí)拍

會(huì )議策劃的要素

一份完整的會(huì )議策劃基本包括會(huì )議策劃目標、策劃主體、策劃對象、策劃依據、策劃方案、策劃效果評估等核心要素。

1.策劃目標

會(huì )議策劃的核心要素之一是會(huì )議策劃的目標。策劃目標可以是單一目標,也可以是復合目標。單一目標是指會(huì )議策劃中的具體策略問(wèn)題,如會(huì )議主題、會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議宣傳推廣、參會(huì )者邀請等;復合目標是指策劃方案涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上的活動(dòng)目標,如市場(chǎng)占有率、銷(xiāo)售利潤率,或同時(shí)對價(jià)格、渠道、促銷(xiāo)等各項活動(dòng)的預定目標進(jìn)行策劃。

2.策劃主體

策劃主體是指進(jìn)行創(chuàng )意、規劃、提出策劃方案的會(huì )議組織機構,在會(huì )議項目中起著(zhù)“智囊”的作用。策劃主體可以是個(gè)人,也可以是某一機構、組織。由于策劃是一種高智力密集型的創(chuàng )造性活動(dòng),因而對策劃主體有著(zhù)特殊的知識、文化、能力素質(zhì)的要求,會(huì )議策劃活動(dòng)策劃主體的素質(zhì)直接影響著(zhù)會(huì )議成果的質(zhì)量水平。

3.策劃對象

策劃對象既可以是某項整體會(huì )議活動(dòng),也可以是會(huì )議諸要素中某一要素(如會(huì )議時(shí)間策劃、會(huì )議地點(diǎn)策劃等)。

4.策劃依據

策劃依據既包括策劃者的知識結構、信息儲存以及有關(guān)策劃對象的專(zhuān)業(yè)信息,也包括會(huì )議項目立項的主客觀(guān)條件。會(huì )議策劃要順利進(jìn)行,會(huì )議組織機構必須獲取大量一手材料,掌握相關(guān)信息。會(huì )議策劃主體應根據策劃目標的要求,收集、整理與策劃目標有關(guān)的各種信息,包括會(huì )議項目?jì)炔靠煽匦畔⒑筒豢煽氐沫h(huán)境信息、參會(huì )者需求信息和競爭對手信息等。

5.策劃方案

策劃方案是策劃者為實(shí)現策劃目標,是針對策劃對象而設計創(chuàng )意的一套策略、方法和步驟。

6.策劃效果評估

策劃效果評估是對實(shí)施策劃方案可能產(chǎn)生的效果進(jìn)行預先的判斷和評估。在會(huì )議策劃中,效果評估可以是一項會(huì )議活動(dòng)的終點(diǎn),也是起點(diǎn),它為以后的會(huì )議項目策劃提供決策依據,也為會(huì )議的品牌成長(cháng)提供可參考的依據。

以上所述的會(huì )議策劃諸要素之間是一個(gè)相互影響、相互制約的體系,要構建好一個(gè)完整的系統工程,還需要會(huì )議組織機構及其它利益主體的默契配合、高效運作。

會(huì )議策劃的內容

會(huì )議策劃是做什么的?會(huì )議策劃的內容包含確定會(huì )議目標和主題(why),確定會(huì )議規模(who),確定會(huì )議形式(what),確定會(huì )議時(shí)間(when),確定會(huì )議地點(diǎn)(where),確定會(huì )議議程(how),確定會(huì )議預算(budget),確定會(huì )務(wù)工作(others),即“5W、1H、1B、1O”。

1.確定會(huì )議目標和主題

即為什么開(kāi)會(huì )?會(huì )議的目標是什么?會(huì )議的主題是什么?會(huì )議的目標是會(huì )議組織者的期望所在,是會(huì )議所要完成的具體任務(wù)。召開(kāi)會(huì )議就是為了達到某種目的或完成某個(gè)任務(wù)。確定會(huì )議目標、明確會(huì )議主題,就是要解決為什么開(kāi)會(huì )這一基本問(wèn)題。只有目標清晰、任務(wù)明確,會(huì )議才能發(fā)揮應有的作用。

2.確定會(huì )議規模

主要指參會(huì )的人都是“誰(shuí)”,會(huì )議組織者希望哪些人來(lái)參會(huì )。對于會(huì )議組織者而言,通常在策劃會(huì )議時(shí)首先要考慮確定會(huì )議目標和主題,然后就要確定參會(huì )者。參會(huì )者是會(huì )議策劃的重要內容,包括“誰(shuí)來(lái)開(kāi)會(huì )”和“多少人參加”(參會(huì )者數量決定會(huì )議規模)。根據會(huì )議內容,考慮是否邀請不同類(lèi)型的嘉賓,如政府官員、行業(yè)主管或中外專(zhuān)家學(xué)者等,這些人員的參加有助于提升會(huì )議的級別和層次。

3.確定會(huì )議形式

一般來(lái)講,各種形式的會(huì )議有自己的模式和程序。會(huì )議性質(zhì)、會(huì )議目的以及參會(huì )人員身份決定了會(huì )議的形式。

首先,不同性質(zhì)的會(huì )議,應采取不同的會(huì )議形式。如法定性會(huì )議、決策性會(huì )議,這種會(huì )議嚴肅而莊重,一般采取程序嚴格、場(chǎng)面莊重的會(huì )議形式。其次,會(huì )議形式取決于會(huì )議目的。作出決策的會(huì )議,要采取便于議決事項的程序化強的方式,征詢(xún)研討的會(huì )議,采用便于發(fā)表意見(jiàn)、可以充分討論、開(kāi)放的形式;宣傳數育的會(huì )議,考慮采用增強宜傳效果的方式,傳達精神的會(huì )議,則要考慮擴大傳達面的形式。最后,參會(huì )人員身份不同,可以采取不同的會(huì )議方式。較高層級的領(lǐng)導人會(huì )議,要采取便于集中、就地召開(kāi)的形式,不同單位、不同系統人員參加的會(huì )議,應采取座談、會(huì )商的形式進(jìn)行。

4.確定會(huì )議時(shí)間

會(huì )議時(shí)間主要包括會(huì )議召開(kāi)時(shí)間及會(huì )期長(cháng)短兩方面。會(huì )議時(shí)間依照會(huì )議類(lèi)型有所不同,一般情況下,2-3天的會(huì )議最為常見(jiàn),極少數會(huì )議會(huì )期為1天或超過(guò)5天以上。一般情況下,8:30-11:30,15:00-17:30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時(shí)機。要注意將全體會(huì )議安排在上午、下午分組討論,晚上則安排一些文娛活動(dòng)。

同時(shí),會(huì )期確定也同樣重要。會(huì )期確定原則包括:依實(shí)際需要定,要考慮議程能否完成;參會(huì )者能否充分表達意見(jiàn);是否留機動(dòng)時(shí)間;在滿(mǎn)足需要的前提下,合理壓縮會(huì )議時(shí)間。

5.確定會(huì )議地點(diǎn)

會(huì )議地點(diǎn)的重要性不容置疑,一般情況下,會(huì )議組織者將直接參與會(huì )議選址工作,也可以交由第三方會(huì )務(wù)公司完成。會(huì )議地點(diǎn)的確立,主要包括了會(huì )議空間策劃,即在何地開(kāi)會(huì ),并按會(huì )議主題、規模等要素選擇合適的地方和場(chǎng)所。會(huì )議選址要根據會(huì )議規模、檔次、參會(huì )人員身份,并結合會(huì )議內容來(lái)考慮,也可以根據會(huì )議對周邊環(huán)境的要求,確定具體舉辦地點(diǎn)。

6.確定會(huì )議議程

議程,是會(huì )議所要通過(guò)文件解決問(wèn)題的概略安排,用簡(jiǎn)練文字逐項寫(xiě)出即可。顧名思義,議程即是會(huì )議的程序表,它所涵蓋的除了足以實(shí)現會(huì )議目標的各種議案,如主題規則等之外,還包括發(fā)言人姓名、會(huì )議時(shí)間及地點(diǎn)等項目。一般來(lái)講,不同形式的會(huì )議,議程不一樣,要根據具體會(huì )議而定。例如,工作研討會(huì )的議程大致可以包括:(1)會(huì )議主持人開(kāi)場(chǎng)白,介紹會(huì )議的目的;(2)主要領(lǐng)導發(fā)言;(3)參會(huì )者自由發(fā)言、討論問(wèn)題等。年會(huì )的議程一般包括:(1)主持人致開(kāi)場(chǎng)白;(2)領(lǐng)導演講,做年度總結報告和戰略規劃;(3)表彰大會(huì );(4)文藝表演,節目表演、抽獎、游戲等;(5)年會(huì )晚宴;(6)與會(huì )人員大合影。而一些大型會(huì )議的議程通常為:(1)開(kāi)幕式,致歡迎辭;(2)領(lǐng)導講話(huà);(3)嘉賓演講;(4)閉幕式,閉幕致謝等。

會(huì )議主持人致開(kāi)場(chǎng)白
▲會(huì )議主持人致開(kāi)場(chǎng)白

7.確定會(huì )議預算

會(huì )議的成本預算策劃,一般包括顯性成本、隱性成本兩個(gè)部分。

(1)顯性成本

顯性成本即會(huì )議明顯的耗費,如場(chǎng)地費、設備租賃費、住宿費、餐飲費、服務(wù)費、雜費等。

(2)隱性成本

隱性成本即參會(huì )者因參加會(huì )議而損失的勞動(dòng)價(jià)值,一般是不為人所關(guān)注的成本。例如,會(huì )議服務(wù)人員籌備時(shí)間,參會(huì )人員的路途時(shí)間等。

8.確定會(huì )務(wù)工作

在會(huì )前要成立會(huì )議籌備組,具體處理會(huì )務(wù)工作。會(huì )務(wù)工作分為會(huì )前準備、會(huì )中協(xié)調、會(huì )后結束工作。會(huì )前工作包括了設計并安排好會(huì )場(chǎng)、會(huì )場(chǎng)布置、調試音響設備、準備所需文件材料、做好參會(huì )者的接洽工作等;會(huì )中工作包括會(huì )議簽到、會(huì )議記錄、會(huì )議服務(wù)等;會(huì )后工作包括整理會(huì )議資料、檢查會(huì )場(chǎng)等。

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